インボイス制度の開始に向けて多くの事業者が、郵便、メール、FAX等のアナログ的な方法によって取引先のインボイス登録状況の確認を進めています。
しかし、これらのアナログ的な方法によって確認を進めることには重大な課題が潜んでいます。
この記事を通して、取引先のインボイス登録状況の効果的かつ効率的な確認方法の検討にお役立て頂けます。
2023年10月から新たな消費税の仕組みであるインボイス制度が始まります。
インボイス制度のもとでは全ての事業者が、「適格請求書発行事業者として国税庁に登録を実施した事業者」（以下「インボイス登録事業者」）とそれ以外の事業者に区分されます。
そして、消費税の確定申告を行う事業者が消費税納税額を算出する際に、売上代金とともに受取った消費税額から差引くことができる（仕入税額控除を行うことが出来る）仕入・経費等に係る支払消費税の範囲が、インボイス登録事業者に支払った消費税に制限されます。*本則課税の場合
適格請求書発行事業者登録番号（以下「インボイス番号」）など所定の事項が掲載された書類のことを一般的にインボイスと呼んでいます（正式名称は適格請求書です）。インボイスは請求書に限らず、領収書の場合もあれば、その他の書類がインボイスに該当することもあります。
インボイス登録事業者が発行するインボイス（請求書や領収書）には、インボイス番号など所定の事項が記載されることから、仕入・経費等の取引先がインボイス登録事業者かどうかは、インボイス制度が始まった後に取引先から受領するインボイスを見れば判別することが出来ます。
しかし、インボイス制度の開始に向けて多くの事業者が、取引先のインボイス登録状況の確認を進めています。その主な目的としては以下が挙げられます。
インボイス制度開始後は、仕入税額控除を行うことが出来る仕入・経費等の範囲がインボイス登録事業者に支払った消費税に制限されることから、全ての仕入・経費等についてそれが、インボイス登録事業者との取引かどうかを分けて経理処理する必要があります。
当該経理処理は、取引先から受領した請求書や領収書の実物を確認し、インボイス登録事業者が発行したインボイスかどうかを判別したうえで、会計システムにインボイス登録事業者との取引かどうかを登録する方法によって実施することも可能です。
しかし、以下の理由からして、全ての請求書や領収書の実物を都度確認したうえで経理処理を行うことは実務上困難と考えられます。そのため、取引先のインボイス登録状況を予め仕入先マスタ等に反映することで、インボイス制度開始後の円滑な経理処理実施に向けた準備を進めることが重要です。
上述の通り、インボイス制度開始後は、仕入税額控除の範囲が制限されることから、もしも、仕入・経費等の取引先の多くがインボイス登録事業者ではない場合には、仕入税額控除の減少により消費税納税額が増えてしまうことになります。
当該税負担を軽減するべく、取引先に対してインボイス制度が始まる2023年10月より前にインボイス登録を済ませて頂けるよう登録を促す取組みも重要と考えられます。
仮に取引先が何らかの理由によりインボイス登録を行わない場合で且つ従前通りの取引価格を継続する場合、仕入税額控除減少による消費税負担増の結果、自社の利益が減少してしまうことになります。
当該利益減少を軽減するべく、取引先との交渉を通じて、取引価格を調整することも状況次第では必要と考えられます。
* 何らの交渉を行わずに一方的に取引価格を減額することや取引を停止することは、独占禁止法・下請法上問題となり得ることが公正取引委員会から発信されていますので、交渉にあたっては当該発信内容に留意する必要があります。
取引先がインボイス登録事業者かどうかを確認する方法として、多くの事業者が、郵便、メール、FAX等のアナログ的な方法によって取引先にインボイス登録状況を照会されている状況が数多く見受けられます。
しかし、そのようなアナログ的な方法による確認は、事務手間の負荷が非常に大きいことから推奨されません。
インボイス登録状況の一括検索・自動検索システムを提供する弊社には、上記のような方法によって取引先のインボイス登録状況の確認を進めたものの、当該方法によることには『無理があった』、『大変すぎたのでやっぱりやめた』、『郵便等を回収した後の負荷まで考えられていなかった』、といった声が多く寄せられています。
ここでは、郵便、メール、FAX等のアナログ的な方法によるインボイス登録状況の確認を行うことの問題点を類型化して紹介します。
以上より、郵便、メール、FAX等のアナログ的な方法によって、取引先のインボイス登録状況の確認を効果的かつ効率的に進めることは困難と考えられます。
また、回答されたインボイス登録番号の実在性まで確認することが出来ないことからして、Google formsといった一般的なアンケートツールによっては効果的な確認を行うことは困難と考えられます。
前述の問題点の存在からして、取引先のインボイス登録状況の確認は、いつでも好きな時に・繰り返し何度でも・少ない負荷で・国税庁が公表しているデータベースと照らし合わせて実施することが必要です。
それを実現する方法として、国税庁は適格請求書発行事業者公表サイトにてインボイス登録事業者の情報をシステム間連携インターフェースによって提供するWeb-API機能を公開しています。
しかし、事業者が自社の会計システムや購買管理システムと国税庁データベースをWeb-API機能を用いて連携するためには、システム開発の専門知識や多額の開発コストを要します。そのため、国税庁データベースと自社システムの連携に踏み切る事業者はほぼ皆無であることが実態です。
そこで、弊社では国税庁のデータベースとWeb-APIによってシステム連携しているインボイス登録状況の一括検索・自動検索システム「easy Invoice Check」を開発し、クラウドサービスとして提供しています。
「easy Invoice Check」に自社の仕入先マスタや取引先一覧を読み込むことで、取引先のインボイス登録状況を、いつでも好きな時に・繰り返し何度でも・少ない負荷で・国税庁のデータベースに照らしてサクッと確認することが可能です。
取引先のインボイス登録状況の確認を効果的かつ効率的に進めたい方は是非、「easy Invoice Check」の機能詳細をご確認ください。
